Cartão corporativo: para que serve? Quais são os tipos? [Guia Completo]

Quer ter um cartão para sua empresa? Veja essa opção!

Por Igor em 14/01/2024

No mundo empresarial, é necessário conhecer todos os mecanismos que se tem para otimizar a empresa e seu funcionamento. E, dentre eles, está o cartão corporativo, um instrumento criado para que se tenha maior controle nas compras da empresa.

Entretanto, ainda existe muita dúvida sobre o cartão corporativo e como que ele funciona. Por isso, nessa matéria vamos trazer os principais detalhes sobre este tipo de cartão e as vantagens que ele oferece.

Acompanhe a leitura para saber tudo sobre o cartão corporativo.

O que é cartão corporativo?

O cartão corporativo é um instrumento financeiro utilizado por empresas para facilitar e controlar os gastos relacionados às suas atividades comerciais.

Ele funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito, mas é destinado exclusivamente a fins corporativos. Empregados autorizados pela empresa podem utilizar o cartão para realizar despesas relacionadas a viagens, compras de materiais, pagamento de fornecedores, entre outros.

Ou seja, é um cartão de crédito, entretanto ele é feito diretamente para a empresa e autorizado para uso de assuntos relacionados com a empresa. Além disso, é restrito aos funcionários que são autorizados a usar.

Para que serve o cartão corporativo?

O cartão corporativo serve como uma ferramenta financeira utilizada por empresas para facilitar e controlar os gastos relacionados às suas atividades comerciais. Ele pode ser tanto um cartão de débito quanto um cartão de crédito, e é designado para ser utilizado exclusivamente para despesas corporativas.

Ele serve para diversas finalidades:

  • Pagamento de Despesas Empresariais: Os funcionários autorizados pela empresa podem usar o cartão corporativo para pagar diversas despesas relacionadas ao negócio, como viagens a trabalho, hospedagem, alimentação, transporte, compras de materiais, entre outros.
  • Controle de Gastos: O cartão corporativo permite que a empresa estabeleça limites de gastos para cada usuário, proporcionando um controle mais eficiente sobre as despesas e evitando excessos.
  • Centralização do Controle Financeiro: Ao consolidar os gastos em um único instrumento financeiro, a empresa consegue centralizar o controle financeiro, facilitando a gestão e a reconciliação das despesas.
  • Facilidade de Prestação de Contas: O uso do cartão corporativo simplifica o processo de prestação de contas, uma vez que as transações ficam registradas. Isso facilita a auditoria e a transparência nas finanças da empresa.
  • Controle de Gastos em Viagens a Trabalho: Especialmente útil para despesas durante viagens de negócios, o cartão corporativo ajuda a controlar e monitorar os gastos dos funcionários, proporcionando mais eficiência e evitando a necessidade de reembolsos posteriores.
  • Registro Histórico dos Gastos: O cartão corporativo gera um registro detalhado dos gastos da empresa, possibilitando análises históricas que podem ser valiosas para o planejamento orçamentário e a tomada de decisões estratégicas.

Assim, o cartão corporativo é uma ferramenta que visa simplificar e organizar as transações financeiras relacionadas à empresa, oferecendo maior controle, segurança e praticidade no gerenciamento das despesas corporativas.

Quais as vantagens do cartão corporativo?

O cartão corporativo apresenta diversas vantagens para as empresas. Ele permite o estabelecimento de limites de gastos, facilitando o controle e evitando excessos. A centralização dos gastos em um único instrumento financeiro simplifica a administração e a reconciliação, tornando o processo mais eficiente.

As transações realizadas com o cartão são registradas, facilitando a prestação de contas e contribuindo para a transparência nas finanças da empresa. Em viagens a trabalho, o cartão corporativo possibilita um controle mais eficaz, evitando a necessidade de reembolsos posteriores. O registro histórico detalhado dos gastos é valioso para análises financeiras e projeções orçamentárias.

Além disso, os cartões corporativos podem ser configurados com medidas de segurança, como senhas, proporcionando uma camada adicional de proteção contra uso não autorizado. A agilidade nas transações é uma vantagem, eliminando a necessidade de lidar com reembolsos e simplificando os processos administrativos.

Alguns cartões corporativos também oferecem benefícios e recompensas, como descontos em serviços específicos ou programas de acumulação de pontos. Com isso, a empresa vai ter ainda mais vantagens na hora que o cartão for usado.

Como funciona o cartão corporativo?

O cartão corporativo é uma ferramenta financeira essencial para muitas empresas, proporcionando facilidade, controle e agilidade nos gastos corporativos. Por isso, é importante entender como é o seu funcionamento para que sua empresa tenha vantagens com ele.

Uma das primeiras questões a esclarecer sobre o cartão corporativo é o modelo de pagamento adotado. Existem duas opções principais: pré-pago e pós-pago.

No modelo pré-pago, a empresa precisa depositar um determinado valor no cartão antes que os colaboradores possam utilizá-lo. Esse tipo elimina a necessidade de limites de crédito e proporciona um controle mais rígido sobre os gastos. Quando o saldo do cartão é esgotado, é necessário efetuar uma nova recarga para liberar novas transações.

Já no modelo pós-pago, o cartão funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito convencional. A empresa passa por uma avaliação de crédito prévia, e cada cartão é atribuído a um limite de crédito. As despesas realizadas ao longo do mês são registradas em uma fatura, que precisa ser quitada pela empresa após o fechamento.

No processo de utilização do cartão corporativo, muitas empresas estabelecem medidas de controle para autorizar compras. Essas autorizações podem variar desde limites de gastos específicos até a necessidade de aprovação prévia para determinadas transações.

O controle rigoroso sobre as autorizações não apenas evita gastos não autorizados, mas também contribui para uma gestão mais eficiente e transparente. Alguns cartões corporativos permitem que as empresas configurem alertas para transações específicas, garantindo uma supervisão contínua.

O processo de uso do cartão corporativo é projetado para ser simples e eficiente. Os colaboradores autorizados podem realizar compras, seja online ou em estabelecimentos físicos, da mesma forma que utilizam um cartão de crédito pessoal. A principal diferença está no propósito estritamente empresarial.

O registro de cada transação é automaticamente associado ao cartão corporativo, proporcionando um rastreamento preciso e em tempo real dos gastos da empresa.

Depois de tudo isso, vem o pagamento. No caso dos cartões corporativos pós-pagos, a fatura é gerada ao final do ciclo de faturamento, geralmente mensal. Essa fatura inclui todas as transações realizadas pelos colaboradores ao longo desse período.

É responsabilidade financeira da empresa quitar essa fatura, assegurando que todos os gastos estejam de acordo com as políticas e diretrizes estabelecidas.

No caso dos cartões pré-pago, a empresa se responsabiliza em fazer a recarga do cartão de acordo com as suas necessidades de compra.

Quais são as regras do cartão corporativo?

As regras relacionadas ao uso do cartão corporativo são cruciais para garantir uma gestão financeira responsável e evitar abusos. Existem regras e diretrizes estabelecidas para que ele funcione da melhor forma.

Para começar, o cartão corporativo deve ser utilizado estritamente para despesas relacionadas ao trabalho e benefício da empresa. Compras pessoais não relacionadas às atividades empresariais são estritamente proibidas.

Muitas empresas estabelecem categorias específicas de despesas permitidas, como viagens a trabalho, hospedagem, alimentação durante expediente, material de escritório, entre outros.

Certas categorias podem ser restritas, como entretenimento, compras de itens pessoais e despesas não autorizadas pela política da empresa.

Outra diretriz se refere ao limite. Cada titular do cartão corporativo pode ter limites de gastos estabelecidos, ajudando a controlar as despesas e prevenir excessos. Limites específicos podem ser definidos para diferentes categorias de despesas.

Alguns gastos podem exigir autorização prévia antes da realização da compra. Isso se aplica especialmente a despesas consideráveis ou fora das categorias padrão.

É importante saber que os usuários do cartão corporativo são responsáveis por todas as despesas realizadas com o cartão. A prestação de contas é obrigatória, incluindo a apresentação de recibos e justificativas para cada transação.

Para despesas durante viagens a trabalho, como hospedagem, transporte e alimentação, os limites e regras podem ser especificamente definidos. A política geralmente exige que o funcionário apresente relatórios detalhados de despesas relacionadas a viagens.

Outra importante regra de funcionamento é que apenas funcionários autorizados pela empresa podem ser titulares do cartão corporativo. Cada titular deve conhecer e aderir às políticas de uso estabelecidas pela empresa.

Violações das regras do cartão corporativo podem resultar em penalidades, que podem incluir desde advertências até medidas disciplinares mais severas, dependendo da gravidade da infração.

Ao estabelecer regras claras e comunicá-las efetivamente aos funcionários, as empresas podem maximizar os benefícios do cartão corporativo, garantindo seu uso responsável e alinhado aos objetivos organizacionais.

Quais são os tipos de cartão corporativo?

Os cartões corporativos podem ser categorizados em diferentes tipos, cada um com características específicas. Cada um deles cumpre seu papel dentro do que se espera na hora de usar na empresa.

Conheça, agora, os tipos de cartões corporativos que você pode ter:

Cartão Corporativo Pré-pago

Neste tipo de cartão, a empresa precisa carregar previamente um valor no cartão antes que ele possa ser utilizado pelos colaboradores.

Não há a necessidade de aprovação de crédito, e os gastos são limitados ao valor disponível no cartão.

Esse cartão apresenta as seguintes vantagens:

  • Controle rigoroso dos gastos, pois as despesas são limitadas ao valor carregado.
  • Não requer aprovação de crédito, sendo acessível a empresas de diferentes tamanhos.

Por outro lado, você tem as seguintes desvantagens:

  • Limitação de gastos conforme o valor pré-carregado.
  • Necessidade de recargas frequentes.

Cartão Corporativo Pós-pago

Funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito convencional. A empresa passa por uma avaliação de crédito e é atribuído um limite de crédito para cada cartão corporativo.

Os gastos são registrados em uma fatura mensal, que precisa ser quitada pela empresa.

Os benefícios são:

  • Maior flexibilidade de gastos, com um limite de crédito estabelecido.
  • Não há a necessidade constante de recargas.

Por outro lado, tem esses pontos negativos:

  • Risco de gastos excessivos sem controle rigoroso.
  • Exige uma avaliação de crédito, podendo ser restritivo para algumas empresas.

Os cartões pós-pago podem, ainda ser divididos em diversas categorias, de acordo com a necessidade da empresa. Você pode ter um cartão destinado a viagens, ou um cartão pensado em compras internacionais.

O cartão pós-pago traz mais flexibilidade em relação à escolha. Da mesma forma, ele faz uma avaliação na empresa antes de fazer a liberação.

Cartão Virtual

O cartão corporativo virtual é uma versão eletrônica do cartão de crédito corporativo tradicional. Ao contrário do cartão físico que você pode segurar nas mãos, o cartão corporativo virtual existe apenas no ambiente digital.

O cartão corporativo virtual é emitido eletronicamente, muitas vezes através de plataformas bancárias online ou serviços financeiros especializados.

Em vez de um número impresso no plástico, o cartão virtual tem um número único associado a ele, que é usado para transações online.

Não há uma versão física do cartão, o que o torna ideal para transações online ou para situações em que um cartão físico não é necessário.

As Vantagens do Cartão Corporativo Virtual são:

  • Segurança Reforçada: Como o cartão só existe digitalmente, não há risco de perda física ou roubo. Além disso, muitos cartões virtuais são temporários, expirando após um determinado período ou uso, o que aumenta a segurança.
  • Facilidade de Uso Online: Ideal para compras online, assinaturas digitais, pagamentos em aplicativos e outras transações eletrônicas.
  • Controle de Despesas: Facilita o rastreamento e controle de despesas corporativas, especialmente quando usado para fins específicos, como assinaturas online ou compras digitais.

Como desvantagens, temos:

  • Limitações Físicas: Não pode ser utilizado em transações que exigem a presença física do cartão, como compras em lojas físicas tradicionais.
  • Aceitação Variável: A aceitação pode variar entre diferentes plataformas e prestadores de serviços, sendo importante verificar a compatibilidade antes de usar o cartão virtual.

O cartão corporativo virtual é uma opção conveniente e segura para muitas transações empresariais online, proporcionando maior controle e reduzindo os riscos associados à perda física do cartão.

Qual é o melhor tipo de cartão corporativo?

A escolha depende das necessidades específicas da empresa, suas políticas internas e o perfil de gastos. Cada tipo de cartão corporativo tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a decisão deve ser baseada nos objetivos e na estrutura operacional da empresa.

Assim, é necessário que a empresa analise qual tipo de cartão corporativo vai atender melhor suas necessidades antes de fazer o pedido.

O que é o cartão empresarial? Qual a diferença para o corporativo?

Ambos os tipos de cartões operam de maneira semelhante e compartilham objetivos comuns. A distinção entre eles reside nos benefícios específicos oferecidos ao cartão corporativo, destinados a empresas com um volume de faturamento mais substancial.

Esses benefícios englobam não apenas as taxas anuais, mas também abrangem o atendimento ao cliente diferenciado e condições de parcelamento mais favoráveis.

Assim, o cartão de crédito empresarial é concebido exclusivamente para atender às necessidades de grandes empresas que desfrutam de um expressivo volume de faturamento, proporcionando-lhes vantagens específicas em termos de taxas, atendimento personalizado e opções de parcelamento mais vantajosas.

Quem pode solicitar o cartão corporativo?

A elegibilidade para solicitar um cartão corporativo geralmente varia de acordo com as políticas e critérios estabelecidos pela instituição financeira emissora do cartão.

Em geral, quem pode pedir o cartão corporativo são:

  • Empresas de diferentes portes, desde pequenas empresas até grandes corporações.
  • Empresários individuais que desejam separar as finanças pessoais das empresariais.
  • Entidades sem fins lucrativos, como organizações sociais, instituições de caridade e associações.
  • Indivíduos designados pela empresa para gerenciar e usar o cartão corporativo em nome da organização.
  • Funcionários autorizados pela empresa a usar o cartão para despesas comerciais específicas.
  • Profissionais autônomos que desejam utilizar um cartão corporativo para controlar e separar seus gastos comerciais.

Vale a pena o cartão corporativo?

A avaliação da viabilidade do cartão corporativo depende das necessidades específicas da empresa.

A vantagem central está no controle mais eficiente das despesas e na simplificação da gestão financeira, especialmente em organizações com vários funcionários usando o cartão. Além disso, a centralização do controle financeiro é uma característica positiva para evitar desorganização nas finanças empresariais.

Outro ponto a ser considerado é a possibilidade de benefícios adicionais, como programas de recompensas, seguro de viagem e condições especiais de parcelamento.

Assim, de maneira geral, vale a pena o cartão corporativo por conta de todos os benefícios que oferece para as empresas, sendo um excelente instrumento de gestão empresarial.

Gostou de conhecer o cartão corporativo? Veja mais dicas na página de ferramentas para sua empresa.

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