Contas a pagar: saiba o que é e como funciona na empresa!

Veja como organizar melhor a gestão financeira de sua empresa.

Por Igor em 18/01/2024

As contas a pagar fazem parte da gestão financeira de todas as empresas. É necessário que se tenha uma boa organização financeira para que não haja nenhum tipo de problema na hora de se organizar e deixar o fluxo de caixa sempre em dia.

Mas você sabe exatamente o que são as contas a pagar e como que elas funcionam dentro de uma empresa? Sabe como fazer para que elas estejam melhor monitoradas e organizadas?

Nesta matéria, vamos falar tudo que você precisa saber sobre contas a pagar e ainda indicar sistemas que podem ajudar na tarefa, auxiliando na hora de fazer os pagamentos e na organização financeira.

Continue a leitura para saber mais sobre contas a pagar.

O que são contas a pagar?

Contas a pagar são todas as responsabilidades financeiras assumidas por uma empresa, abrangendo os diversos pagamentos que ela deve efetuar a terceiros, tais como fornecedores, colaboradores e órgãos governamentais.

Essas obrigações financeiras desempenham um papel crucial no gerenciamento financeiro de uma empresa, permitindo planejar adequadamente sua gestão financeira para cumprir todos os seus compromissos.

A gestão eficaz das contas a pagar é fundamental para evitar a ocorrência de atrasos, multas, juros e até mesmo a possível perda de relacionamentos comerciais com fornecedores e clientes. A falta de cumprimento dessas obrigações pode acarretar consequências financeiras adversas para a empresa.

Diversos tipos de contas a pagar surgem dentro de uma empresa, conforme a natureza específica de cada compromisso:

  • Contas a pagar a fornecedores: São os pagamentos devidos a fornecedores de bens e serviços, abarcando desde a aquisição de matéria-prima até despesas relacionadas a serviços de manutenção e materiais de escritório.
  • Contas a pagar a colaboradores: Referem-se aos pagamentos devidos aos colaboradores da empresa, compreendendo salários, férias, 13º salário e outros benefícios relacionados ao vínculo empregatício.
  • Contas a pagar ao governo: Incluem os pagamentos destinados aos órgãos governamentais, como impostos e contribuições previdenciárias, fundamentais para a regularidade fiscal da empresa.
  • Outras contas a pagar: Envolvem as demais obrigações financeiras da empresa, como despesas operacionais, contas de consumo e outras responsabilidades que não se enquadram nas categorias anteriores.

A classificação adequada dessas contas a pagar são essenciais para o efetivo planejamento financeiro da empresa, contribuindo para a manutenção de uma saúde financeira sólida e para o cumprimento responsável de suas obrigações.

Para que organizar as contas a pagar?

Organizar as contas a pagar tem um papel crucial na gestão eficiente de uma empresa, trazendo uma série de benefícios que repercutem diretamente em sua saúde financeira e operacional.

Primeiro, a prática permite um planejamento financeiro mais preciso, capacitando a empresa a antecipar e alocar recursos de maneira estratégica para cumprir seus compromissos futuros. Além disso, ao ter um controle claro sobre as datas de vencimento, a empresa gerencia melhor o fluxo de caixa, prevenindo possíveis dificuldades de liquidez.

A organização das contas a pagar também contribui para evitar encargos financeiros desnecessários, como multas e juros, ao assegurar o pagamento pontual das obrigações. Esse cumprimento rigoroso de prazos não apenas protege a empresa contra custos adicionais, mas também fortalece sua posição para negociar condições mais favoráveis com fornecedores, potencialmente resultando em descontos ou prazos mais flexíveis.

Além disso, o relacionamento com fornecedores é aprimorado quando a empresa demonstra comprometimento e responsabilidade no pagamento de suas contas. Essa boa relação é fundamental para manter uma reputação sólida no mercado e garantir um fluxo contínuo de fornecimento de bens e serviços essenciais para as operações da empresa.

A organização das contas a pagar não apenas previne problemas operacionais, como também resguarda a empresa contra possíveis desafios legais associados ao não cumprimento de suas obrigações financeiras.

Por isso, é fundamental que este controle seja feito e que as contas a pagar estejam bem organizas.

Como organizar as contas a pagar?

Para organizar as contas a pagar, é importante seguir uma rotina de tarefas. Essa rotina pode ser adaptada às necessidades específicas da empresa, mas deve incluir os seguintes passos:

  • Cadastramento de contas a pagar: O primeiro passo é cadastrar todas as contas a pagar da empresa. Isso inclui o nome do fornecedor, o valor da conta, a data de vencimento e qualquer outra informação relevante.
  • Organização das contas a pagar: As contas a pagar devem ser organizadas por data de vencimento. Isso facilita a visualização das contas que estão próximas do vencimento e que precisam ser pagas com prioridade.
  • Verificação das contas a pagar: As contas a pagar devem ser verificadas diariamente ou semanalmente para garantir que estão corretas. Isso inclui verificar o valor da conta, a data de vencimento e o status do pagamento.
  • Pagamento das contas a pagar: As contas a pagar devem ser pagas no prazo para evitar multas e juros. O pagamento das contas a pagar pode ser feito manualmente, por meio de um sistema de gestão financeira ou por meio de um aplicativo de pagamento.

Manter uma rotina na hora de organizar as contas a pagar vai deixar sua empresa mais organizada. Ela serve para que você tenha mais facilidade na hora de fazer os pagamentos e tenha a certeza de que as contas estarão dentro do prazo.

Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Conforme mostramos, contas a pagar e contas a receber representam duas perspectivas financeiras distintas dentro de uma empresa.

As contas a pagar englobam todas as obrigações financeiras que a empresa deve cumprir com terceiros, como fornecedores, colaboradores e órgãos governamentais. Essas obrigações incluem despesas operacionais, compras de produtos ou serviços, salários, impostos, entre outros. Em essência, as contas a pagar representam uma saída de recursos financeiros da empresa.

Por outro lado, as contas a receber referem-se aos valores que a empresa tem a receber de terceiros, como clientes, parceiros comerciais ou devedores.

Esses valores estão relacionados a vendas de produtos, prestação de serviços ou concessão de crédito. Em contraste com as contas a pagar, as contas a receber representam uma entrada potencial de recursos financeiros para a empresa, contribuindo para o seu fluxo de caixa e sustentabilidade financeira.

Ambas as categorias desempenham papéis cruciais na gestão financeira, influenciando diretamente o equilíbrio financeiro e a saúde geral da empresa.

A eficiente administração dessas contas é essencial para garantir que a empresa cumpra suas obrigações, mantenha uma boa posição financeira e otimize o seu desempenho econômico.

Contas a pagar e a receber: como gerenciar?

O gerenciamento adequado de contas a pagar e contas a receber é essencial para a saúde financeira de uma empresa. Isso porque as contas a pagar representam uma parcela significativa dos custos de uma empresa, e o seu não pagamento pode gerar atrasos, multas, juros e até mesmo a perda de fornecedores e clientes.

As contas a receber também são importantes, pois representam uma fonte de recursos para a empresa. O não recebimento de contas a receber pode gerar problemas de fluxo de caixa e até mesmo a falência.

Aqui estão algumas dicas para gerenciar contas a pagar:

  • Cadastre todas as contas a pagar com datas de vencimento, valores etc.
  • Organize as contas a pagar por data de vencimento.
  • Verifique as contas a pagar diariamente ou semanalmente.
  • Pague as contas a pagar no prazo.
  • Negocie prazos de pagamento com fornecedores, se necessário.

Veja, agora, como organizar Contas a receber:

  • Cadastre todas as contas a receber com datas de vencimento, valores etc.
  • Organize as contas a receber por data de vencimento.
  • Envie lembretes de vencimento para os clientes.
  • Cobre as contas a receber no prazo.
  • Negocie prazos de pagamento com clientes, se necessário.

Além dessas dicas, é importante utilizar um sistema de gestão financeira para automatizar tarefas, como o cadastramento e a organização das contas a pagar e a receber. Isso pode ajudar a economizar tempo e dinheiro e a melhorar a precisão dos registros financeiros.

Sistema de contas a pagar: veja 3 recomendações:

Agora que você já sabe de toda a importância de uma boa gestão financeira para sua empresa e de como organizar as contas a pagar, é importante entender que existem diversos sistemas para auxiliar na gestão financeira de sua empresa.

Para ajudar você a conhecer um pouco mais sobre esses sistemas, separamos 3 que podem ajudar na organização de contas a pagar e receber, fazendo com que o processo da empresa seja mais organizado e prático. Confira!

Nomus ERP Industrial

  • Preço: a partir de R$ 449,00 por mês
  • Disponível para: PC
  • Site oficial: Visite o Site

O Nomus ERP Industrial é uma solução completa de gestão empresarial projetada para atender às necessidades de empresas de diversos portes, especialmente aquelas no setor industrial.

Entre suas principais funcionalidades, destacam-se o abrangente controle financeiro, que engloba aspectos como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e orçamentos.

Além disso, o sistema oferece um módulo completo de gestão de estoque, incluindo controle detalhado de entrada e saída de mercadorias, assim como funcionalidades para gestão de inventário. No que diz respeito à gestão de produção, o Nomus ERP Industrial proporciona recursos completos, como planejamento de produção e controle de custos.

Conta Azul

  • Preço: a partir de R$ 119,90 por mês
  • Disponível para: PC, Android e iOS
  • Site oficial: Visite o Site

A Conta Azul é um sistema de gestão financeira online desenvolvido para atender às necessidades de empresas de todos os portes.

Suas funcionalidades abrangentes incluem um módulo completo de controle financeiro, cobrindo aspectos como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e orçamentos. Além disso, a plataforma oferece um módulo abrangente de gestão de vendas, englobando controle de pedidos e faturamento, e um módulo completo de gestão de compras, que inclui recursos como controle de estoque e cotações.

A plataforma online da Conta Azul permite que o sistema seja acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, proporcionando flexibilidade aos usuários para gerenciar suas operações financeiras. Além disso, a plataforma prioriza a segurança de dados, garantindo a proteção das informações da empresa contra ameaças, promovendo assim a confiabilidade no tratamento de dados sensíveis.

Habil empresarial

  • Preço: a partir de R$ 359,16 por mês
  • Disponível para: PC, Android e iOS
  • Site oficial: Visite o Site

O Hábil Empresarial se destaca como um sistema de gestão financeira online que se adapta às exigências de empresas de todos os tamanhos. Com um conjunto abrangente de funcionalidades, o sistema oferece controle financeiro completo, abrangendo áreas como contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa e elaboração de orçamentos.

Além disso, a plataforma inclui módulos dedicados à gestão de vendas, proporcionando ferramentas para controle de pedidos, faturamento e outras operações essenciais. Da mesma forma, o Hábil Empresarial oferece um módulo completo de gestão de compras, abrangendo aspectos como controle de estoque, cotações e outras funcionalidades relacionadas.

Com esses sistemas, será bem mais simples fazer o gerenciamento de contas a pagar de sua empresa e ter a certeza de que a gestão financeira vai acontecer de forma bem organizada.

Gostou das dicas? Veja mais no site para manter sua empresa funcionando da melhor forma.

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