Despesas operacionais: o que são? Como controlar? Guia completo!

Para quem tem um negócio, é fundamental saber como funcionam as despesas operacionais.

Por Igor em 11/01/2024

Ao fazer uma boa gestão financeira de uma empresa, existem diversos detalhes que são fundamentais de se conhecer. E, dentre elas, estão as despesas operacionais. Esses custos devem sempre figurar entre as contas realizadas.

Mas você sabe exatamente o que são despesas operacionais? E como calculá-las? Nesta matéria, mostraremos isso e ainda iremos além, mostrando como você pode organiza-las na empresa.

Acompanhe a leitura e tenha todas as informações sobre o assunto.

O que são despesas operacionais?

As despesas operacionais são os custos que uma empresa tem para manter suas atividades em funcionamento. Elas são distintas das despesas financeiras, que se referem a juros e outros encargos relacionados ao financiamento da empresa.

Elas podem ser divididas em duas categorias principais:

  • Despesas fixas: são despesas que não variam com o volume de vendas da empresa. Exemplos de despesas fixas incluem aluguel, salários, seguros e impostos.
  • Despesas variáveis: são despesas que variam com o volume de vendas da empresa. Exemplos de despesas variáveis incluem custos de produção, comissões de vendas e frete.

Ou seja, as despesas operacionais são todos os custos que você necessita ter para que a sua empresa possa funcionar de maneira correta, são os custos totais que você vai ter para cada operação que você realiza.

Como calcular as despesas operacionais?

Para calcular as despesas operacionais, é necessário identificar todas as despesas que a empresa tem para manter suas atividades em funcionamento. Essas despesas podem ser divididas em duas categorias principais: despesas fixas e despesas variáveis.

Uma vez identificadas todas as despesas, é necessário somá-las para obter o valor total das despesas operacionais.

A fórmula para calcular é muito simples:

Despesas operacionais = Despesas fixas + Despesas variáveis

É importante ressaltar que o cálculo pode variar de acordo com a empresa e o seu ramo de atividade. Algumas empresas podem ter despesas operacionais adicionais, como despesas de marketing, despesas de pesquisa e desenvolvimento, ou despesas de viagens e entretenimento.

Além disso, o cálculo das despesas operacionais pode ser feito de forma mensal, trimestral, semestral ou anual. A frequência do cálculo depende das necessidades da empresa.

O cálculo das despesas operacionais é uma ferramenta importante para a gestão financeira da empresa. Ao conhecer-las, a empresa pode identificar oportunidades de redução de custos e melhorar sua lucratividade.

O cálculo das despesas operacionais é importante por diversos motivos, incluindo:

  • Planejamento financeiro: o cálculo das despesas operacionais é essencial para o planejamento financeiro da empresa. Ao conhecer as despesas, a empresa pode estimar suas receitas e custos, e assim, elaborar um orçamento realista.
  • Controle de custos: fazer o cálculo permite que a empresa controle seus custos e identifique oportunidades de redução.
  • Avaliação de desempenho:  Pode ser usado para avaliar o desempenho da empresa. Ao comparar as despesas de um período com as despesas de outro período, a empresa pode identificar tendências e tomar medidas corretivas, se necessário.
  • Tomada de decisões: Pode ser usado para apoiar a tomada de decisões estratégicas da empresa. Por exemplo, ao conhecer as despesas operacionais, a empresa pode decidir se deve expandir seus negócios, lançar novos produtos ou serviços, ou investir em novas tecnologias.

Assim, o cálculo das despesas operacionais é uma ferramenta importante para a gestão financeira da empresa. Ao conhecer as despesas, a empresa pode tomar decisões mais informadas e melhorar seu desempenho.

Quais os tipos de despesas operacionais?

As despesas operacionais são divididas em duas categorias principais: despesas fixas e despesas variáveis.

Despesas fixas são despesas que não variam com o volume de vendas da empresa. Exemplos de despesas fixas incluem Aluguel, Salários, Impostos, Seguros, Depreciação, Amortização.

Despesas variáveis são despesas que variam com o volume de vendas da empresa. Exemplos de despesas variáveis incluem Custos de produção, Comissões de vendas, Frete, Materiais de consumo.

Além dessas duas categorias principais, as despesas operacionais podem ser divididas em outros grupos, de acordo com a área da empresa a que se referem. Por exemplo, elas podem ser divididas em:

  • Despesas comerciais: são despesas relacionadas à venda e distribuição dos produtos ou serviços da empresa.
  • Despesas administrativas: são despesas relacionadas à gestão da empresa. Exemplos de despesas administrativas incluem:
  • Outras despesas operacionais: são despesas que não se enquadram nas categorias anteriores.

A classificação das despesas operacionais é importante para a gestão financeira da empresa. Ao conhecer a natureza das despesas, a empresa pode identificar oportunidades de redução de custos e melhorar sua lucratividade.

Alguns exemplos de despesas operacionais

Aqui estão alguns exemplos de despesas operacionais de cada tipo de forma mais detalhada para que você possa entender melhor como que elas funcionam na empresa.

Em relação a Despesas fixas, temos:

  • Aluguel: o custo de alugar um espaço físico para a empresa funcionar.
  • Salários: o custo de pagar os funcionários da empresa.
  • Impostos: o custo de pagar impostos ao governo.
  • Seguros: o custo de proteger a empresa contra riscos, como incêndio, roubo e danos.
  • Depreciação: o custo de desgaste de ativos, como equipamentos e imóveis.
  • Amortização: o custo de desgaste de ativos intangíveis, como patentes e marcas registradas.

Já exemplos de Despesas variáveis são:

  • Custos de produção: o custo de produzir os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.
  • Comissões de vendas: o custo de pagar comissões aos vendedores da empresa.
  • Frete: o custo de transportar os produtos ou serviços da empresa para os clientes.
  • Materiais de consumo: o custo de materiais usados na produção ou prestação de serviços, como embalagens, insumos e equipamentos descartáveis.

Exemplos de Despesas comerciais incluem:

  • Comissões de vendas: o custo de pagar comissões aos vendedores da empresa.
  • Frete: o custo de transportar os produtos ou serviços da empresa para os clientes.
  • Propaganda e marketing: o custo de promover e divulgar os produtos ou serviços da empresa.
  • Embalagem: o custo de embalar os produtos ou serviços da empresa.
  • Preparação de pedidos: o custo de preparar os pedidos dos clientes.

Dependendo da empresa, você ainda tem as Despesas administrativas:

  • Salários de funcionários administrativos: o custo de pagar os funcionários administrativos da empresa.
  • Aluguel e manutenção de escritórios: o custo de alugar e manter um espaço físico para os funcionários administrativos trabalharem.
  • Serviços de terceiros (contabilidade, consultoria etc.): o custo de contratar serviços de terceiros para a empresa.
  • Materiais de escritório: o custo de materiais usados no escritório, como papel, canetas e computadores.
  • Telecomunicações: o custo de serviços de telecomunicações, como telefone, internet e celular.

Por fim, você ainda pode ter outras despesas administrativas que devem ser observadas para que sua empresa funcione, como:

  • Despesas de pesquisa e desenvolvimento: o custo de desenvolver novos produtos ou serviços.
  • Despesas de viagens e entretenimento: o custo de viagens de negócios e eventos de entretenimento.
  • Despesas de manutenção e reparos: o custo de manter e reparar ativos da empresa.
  • Despesas de depreciação e amortização: o custo de desgaste de ativos, como equipamentos e imóveis.

Esses são apenas alguns exemplos, e as despesas operacionais específicas de uma empresa podem variar de acordo com o seu ramo de atividade e tamanho.

Qual a diferença entre despesas operacionais e não operacionais?

As despesas operacionais são os custos que uma empresa tem para manter suas atividades em funcionamento. Elas são distintas das despesas financeiras, que se referem a juros e outros encargos relacionados ao financiamento da empresa.

As despesas não operacionais são despesas que não estão diretamente relacionadas à atividade principal da empresa. Elas podem ser causadas por eventos inesperados, como desastres naturais ou prejuízos em investimentos, ou por atividades que não são essenciais para o funcionamento da empresa, como venda de ativos ou ganhos com dividendos.

A principal diferença entre despesas operacionais e não operacionais é que as operacionais são esperadas e recorrentes, enquanto as despesas não operacionais são inesperadas e não recorrentes.

As despesas operacionais são importantes para a análise da saúde financeira de uma empresa. Elas são usadas para calcular o lucro operacional da empresa, que é um indicador importante de sua rentabilidade.

As despesas não operacionais são importantes para a análise da rentabilidade da empresa a longo prazo. Elas podem afetar o lucro líquido da empresa, mas não são necessariamente um sinal de que a empresa está tendo problemas.

Alguns exemplos de despesas não-operacionais incluem:

  • Perdas com desastres naturais;
  • Perdas com investimentos;
  • Ganho com venda de ativos;
  • Dividendos recebidos;
  • Juros de empréstimo;
  • Indenizações;
  • Custos não relacionados com o dia a dia da empresa.

E a diferença entre as despesas operacionais e administrativas?

As despesas operacionais e administrativas são ambas despesas operacionais, ou seja, são custos que uma empresa tem para manter suas atividades em funcionamento. A principal diferença entre as duas é que as operacionais são relacionadas à atividade principal da empresa, enquanto as despesas administrativas são relacionadas à gestão da empresa.

As despesas administrativas incluem custos como salários de funcionários administrativos, aluguel e manutenção de escritórios, serviços de terceiros (contabilidade, consultoria etc.), materiais de escritório e telecomunicações. Essas despesas são necessárias para que a empresa possa administrar suas operações.

Assim, as operacionais são relacionadas à atividade principal da empresa, enquanto as despesas administrativas são relacionadas à gestão da empresa. Ambas as despesas são importantes para a saúde financeira da empresa, mas elas têm diferentes objetivos e impactos.

Como organizar as despesas operacionais?

A organização das despesas operacionais é uma tarefa importante para a gestão financeira de uma empresa. Ao organizar as despesas, a empresa pode identificar oportunidades de redução de custos e melhorar sua lucratividade.

Veja dicas para fazer a organização das suas despesas:

  • Classifique as despesas: a primeira etapa é classificar as despesas em categorias, como despesas fixas, despesas variáveis, despesas comerciais e despesas administrativas. Essa classificação ajudará a empresa a entender melhor suas despesas e a tomar decisões mais informadas.
  • Colete dados: reúna todas as informações sobre as despesas da empresa, incluindo valores, datas e categorias. Essa informação será necessária para analisar as despesas e identificar oportunidades de redução de custos.
  • Analise as despesas: use as informações coletadas para analisar as despesas da empresa. Compare os valores das despesas de um período com os valores das despesas de outro período. Também compare os valores das despesas de uma empresa com os valores das despesas de outras empresas do mesmo ramo de atividade.
  • Identifique oportunidades de redução de custos: com base na análise das despesas, identifique oportunidades de redução de custos. Por exemplo, a empresa pode negociar melhores preços com fornecedores, reduzir o número de funcionários, ou automatizar processos.

Aqui estão algumas ferramentas que podem ajudar a organizar as despesas operacionais:

  • Software de contabilidade: um software de contabilidade pode ajudar a coletar e organizar as informações sobre as despesas da empresa.
  • Planilhas eletrônicas: planilhas eletrônicas também podem ser usadas para organizar as despesas da empresa.
  • Sistemas de gestão de despesas: sistemas de gestão de despesas são ferramentas especializadas que podem ajudar a automatizar o processo de organização das despesas.

A organização das despesas operacionais é uma tarefa contínua. A empresa deve revisar suas despesas regularmente para identificar novas oportunidades de redução de custos.

Gostou das dicas? Acompanhe mais em nossa página para saber melhor como gerir sua empresa.

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