Tarjeta corporativa: ¿Para qué sirve? ¿Qué tipos hay? [Guía completa]

En el mundo empresarial, es fundamental comprender todos los mecanismos disponibles para optimizar su negocio y sus operaciones. Entre ellos se encuentra la tarjeta corporativa, una herramienta diseñada para brindar un mayor control sobre las compras de la empresa.

Sin embargo, aún existen muchas preguntas sobre las tarjetas corporativas y su funcionamiento. Por ello, en este artículo, brindaremos información clave sobre este tipo de tarjeta y sus beneficios.

Continúe leyendo para conocer todo sobre la tarjeta corporativa.

¿Qué es una tarjeta corporativa?

La tarjeta corporativa es un instrumento financiero utilizado por las empresas para facilitar y controlar los gastos relacionados con sus actividades comerciales.

Funciona de forma similar a una tarjeta de crédito, pero está destinada exclusivamente a fines corporativos. Los empleados autorizados pueden usarla para cubrir gastos de viaje, compra de materiales, pago a proveedores, etc.

En otras palabras, es una tarjeta de crédito, pero se emite directamente a nombre de la empresa y está autorizada para su uso en asuntos relacionados con ella. Además, está restringida a los empleados autorizados.

¿Para qué sirve la tarjeta corporativa?

Una tarjeta corporativa es una herramienta financiera que las empresas utilizan para facilitar y controlar los gastos relacionados con sus actividades comerciales. Puede ser de débito o crédito y está diseñada exclusivamente para gastos corporativos.

Cumple varias funciones:

• Pago de Gastos Empresariales: Los empleados autorizados por la empresa pueden utilizar la tarjeta corporativa para pagar diversos gastos relacionados con el negocio, como viajes de negocios, alojamiento, comida, transporte, compra de materiales y más.
• Control de gastos: La tarjeta corporativa permite a la empresa establecer límites de gasto para cada usuario, proporcionando un control más eficiente sobre los gastos y evitando excesos.
• Centralización del Control Financiero: Al consolidar los gastos en un único instrumento financiero, la empresa puede centralizar el control financiero, facilitando la gestión y conciliación de gastos.
• Facilidad de rendición de cuentas: El uso de una tarjeta corporativa simplifica el proceso de rendición de cuentas, ya que se registran las transacciones. Esto facilita la auditoría y la transparencia de las finanzas de la empresa.
• Control de gastos en viajes de negocios: Especialmente útil para los gastos durante los viajes de negocios, la tarjeta corporativa ayuda a controlar y monitorear el gasto de los empleados, proporcionando una mayor eficiencia y evitando la necesidad de reembolsos posteriores.
• Registro Histórico de Gastos: La tarjeta corporativa genera un registro detallado de los gastos de la empresa, permitiendo un análisis histórico que puede ser valioso para la planificación presupuestaria y la toma de decisiones estratégicas.

Así, la tarjeta corporativa es una herramienta que tiene como objetivo simplificar y organizar las transacciones financieras relacionadas con la empresa, ofreciendo mayor control, seguridad y practicidad en la gestión de los gastos corporativos.

¿Cuáles son las ventajas de una tarjeta corporativa?

Las tarjetas corporativas ofrecen varias ventajas a las empresas. Permiten establecer límites de gasto, lo que facilita el control y evita gastos excesivos. Centralizar los gastos en un único instrumento financiero simplifica la administración y la conciliación, haciendo el proceso más eficiente.

Las transacciones realizadas con la tarjeta se registran, lo que facilita la rendición de cuentas y contribuye a la transparencia financiera de la empresa. En viajes de trabajo, la tarjeta corporativa permite un control más eficaz, evitando la necesidad de reembolsos posteriores. Un historial detallado de gastos es valioso para el análisis financiero y las proyecciones presupuestarias.

Además, las tarjetas corporativas pueden configurarse con medidas de seguridad, como contraseñas, lo que proporciona una capa adicional de protección contra el uso no autorizado. La rapidez de las transacciones es una ventaja, ya que elimina la necesidad de reembolsos y simplifica los procesos administrativos.

Algunas tarjetas corporativas también ofrecen beneficios y recompensas, como descuentos en servicios específicos o programas de acumulación de puntos. Esto proporciona a la empresa aún más ventajas al usar la tarjeta.

¿Cómo funciona la tarjeta corporativa?

Una tarjeta corporativa es una herramienta financiera esencial para muchas empresas, ya que proporciona facilidad, control y agilidad en los gastos corporativos. Por lo tanto, es importante comprender su funcionamiento para que su empresa pueda beneficiarse de ella.

Uno de los primeros aspectos a considerar sobre las tarjetas corporativas es el modelo de pago. Existen dos opciones principales: prepago y pospago.

Con el modelo prepago, la empresa debe depositar una cantidad determinada en la tarjeta antes de que los empleados puedan usarla. Este modelo elimina la necesidad de límites de crédito y ofrece un mayor control del gasto. Cuando se agota el saldo de la tarjeta, se requiere una nueva recarga para permitir nuevas transacciones.

En el modelo de pospago, la tarjeta funciona de forma similar a una tarjeta de crédito convencional. La empresa se somete a una evaluación crediticia previa y a cada tarjeta se le asigna un límite de crédito. Los gastos generados a lo largo del mes se registran en una factura, que la empresa debe pagar al cierre.

Al usar tarjetas corporativas, muchas empresas establecen medidas de control para autorizar las compras. Estas autorizaciones pueden abarcar desde límites de gasto específicos hasta la necesidad de aprobación previa para ciertas transacciones.

Un control estricto de las autorizaciones no solo previene gastos no autorizados, sino que también contribuye a una gestión más eficiente y transparente. Algunas tarjetas corporativas permiten a las empresas configurar alertas para transacciones específicas, lo que garantiza una supervisión continua.

El proceso de compra de tarjetas corporativas está diseñado para ser simple y eficiente. Los empleados autorizados pueden realizar compras, ya sea en línea o en tiendas físicas, igual que con una tarjeta de crédito personal. La principal diferencia radica en su propósito estrictamente comercial.

Cada registro de transacción se vincula automáticamente a la tarjeta corporativa, lo que proporciona un seguimiento preciso y en tiempo real de los gastos de la empresa.

Después de todo esto, viene el pago. En el caso de las tarjetas corporativas de pospago, la factura se genera al final del ciclo de facturación, generalmente mensual. Esta factura incluye todas las transacciones realizadas por los empleados durante ese período.

Es responsabilidad financiera de la empresa pagar esta factura, garantizando que todos los gastos estén de acuerdo con las políticas y pautas establecidas.

En el caso de las tarjetas prepago, la empresa es responsable de recargar la tarjeta según tus necesidades de compra.

¿Cuales son las reglas para la tarjeta corporativa?

Las normas que rigen el uso de tarjetas corporativas son cruciales para garantizar una gestión financiera responsable y prevenir el abuso. Existen normas y directrices establecidas para garantizar su óptimo funcionamiento.

Para empezar, la tarjeta corporativa debe usarse exclusivamente para gastos laborales y beneficios de la empresa. Las compras personales no relacionadas con actividades comerciales están estrictamente prohibidas.

Muchas empresas establecen categorías específicas de gastos permitidos, como viajes de negocios, alojamiento, comidas en horario laboral, útiles de oficina, entre otros.

Ciertas categorías pueden estar restringidas, como entretenimiento, compras de artículos personales y gastos no autorizados por la política de la empresa.

Otra directriz se refiere al límite. Cada titular de tarjeta corporativa puede establecer límites de gasto, lo que ayuda a controlar los gastos y evitar gastos excesivos. Se pueden establecer límites específicos para diferentes categorías de gastos.

Algunos gastos pueden requerir autorización previa antes de realizar una compra. Esto aplica especialmente a gastos significativos o fuera de las categorías estándar.

Es importante saber que los usuarios de tarjetas corporativas son responsables de todos los gastos incurridos con la tarjeta. La rendición de cuentas es obligatoria, incluyendo la presentación de recibos y justificaciones de cada transacción.

Para los gastos de viajes de negocios, como alojamiento, transporte y comidas, se pueden definir límites y normas específicas. La política suele exigir que los empleados presenten informes detallados de gastos de viaje.

Otra regla operativa importante es que solo los empleados autorizados de la empresa pueden poseer la tarjeta corporativa. Cada titular debe comprender y cumplir las políticas de uso establecidas por la empresa.

Las violaciones de las normas de las tarjetas corporativas pueden dar lugar a sanciones, que pueden ir desde advertencias hasta medidas disciplinarias más severas, dependiendo de la gravedad de la violación.

Al establecer reglas claras y comunicarlas eficazmente a los empleados, las empresas pueden maximizar los beneficios de la tarjeta corporativa, asegurando su uso responsable y su alineación con los objetivos organizacionales.

¿Cuáles son los tipos de tarjetas corporativas?

Las tarjetas corporativas se pueden clasificar en diferentes tipos, cada uno con características específicas. Cada una cumple su función dentro de las expectativas de la empresa.

Ahora, conoce los tipos de tarjetas corporativas que puedes tener:

Tarjeta corporativa prepago

Con este tipo de tarjeta, la empresa necesita precargar una cantidad en la tarjeta antes de que los empleados puedan usarla.

No es necesaria la aprobación del crédito y el gasto está limitado al monto disponible en la tarjeta.

Esta tarjeta ofrece los siguientes beneficios:

• Control estricto de los gastos, ya que los gastos se limitan al importe cobrado.
• No requiere aprobación de crédito y es accesible para empresas de diferentes tamaños.

Por otro lado, tienes las siguientes desventajas:

• Limitación de gasto según monto precargado.
• Necesidad de recargas frecuentes.

Tarjeta corporativa pospago

Funciona de forma similar a una tarjeta de crédito convencional. La empresa se somete a una evaluación crediticia y se le asigna un límite de crédito para cada tarjeta corporativa.

Los gastos se registran en una factura mensual, la cual debe ser pagada por la empresa.

Los beneficios son:

• Mayor flexibilidad de gasto, con un límite de crédito establecido.
• No hay necesidad de recargas constantes.

Por otro lado, tiene estos puntos negativos:

• Riesgo de gasto excesivo sin un control estricto.
• Requiere una evaluación crediticia y puede ser restrictivo para algunas empresas.

Las tarjetas pospago también se pueden dividir en varias categorías, según las necesidades de su empresa. Puede tener una tarjeta diseñada para viajes o para compras internacionales.

La tarjeta pospago ofrece mayor flexibilidad de elección. Además, se somete a una evaluación con la compañía antes de su aprobación.

Tarjeta virtual

Una tarjeta corporativa virtual es una versión electrónica de una tarjeta de crédito corporativa tradicional. A diferencia de una tarjeta física, una tarjeta corporativa virtual solo existe en un entorno digital.

La tarjeta corporativa virtual se emite electrónicamente, generalmente a través de plataformas bancarias en línea o servicios financieros especializados.

En lugar de un número impreso en el plástico, la tarjeta virtual tiene un número único asociado, que se utiliza para transacciones en línea.

No existe una versión física de la tarjeta, por lo que es ideal para transacciones en línea o situaciones en las que no es necesaria una tarjeta física.

Las Ventajas de la Tarjeta Virtual Corporativa son:

• Seguridad mejorada: Dado que la tarjeta solo existe digitalmente, no hay riesgo de pérdida física ni robo. Además, muchas tarjetas virtuales son temporales y caducan tras un cierto periodo de uso, lo que aumenta la seguridad.
• Facilidad de uso en línea: Ideal para compras en línea, suscripciones digitales, pagos dentro de aplicaciones y otras transacciones electrónicas.
• Control de gastos: Facilita el seguimiento y control de los gastos corporativos, especialmente cuando se utilizan para fines específicos como suscripciones en línea o compras digitales.

Como desventajas tenemos:

• Limitaciones físicas: No se puede utilizar en transacciones que requieran la presencia física de la tarjeta, como compras en tiendas físicas tradicionales.
• Aceptación variable: La aceptación puede variar entre diferentes plataformas y proveedores de servicios, por lo que es importante verificar la compatibilidad antes de usar la tarjeta virtual.

La tarjeta corporativa virtual es una opción cómoda y segura para muchas transacciones comerciales en línea, proporcionando un mayor control y reduciendo los riesgos asociados a la pérdida de la tarjeta física.

¿Cuál es el mejor tipo de tarjeta corporativa?

La elección depende de las necesidades específicas de la empresa, sus políticas internas y su perfil de gasto. Cada tipo de tarjeta corporativa tiene sus propias ventajas y desventajas, y la decisión debe basarse en los objetivos y la estructura operativa de la empresa.

Por ello, la empresa deberá analizar qué tipo de tarjeta corporativa se adapta mejor a sus necesidades antes de realizar el pedido.

¿Qué es una tarjeta de presentación? ¿En qué se diferencia de una tarjeta corporativa?

Ambos tipos de tarjetas funcionan de forma similar y comparten objetivos comunes. La diferencia radica en los beneficios específicos que ofrecen las tarjetas corporativas, pensadas para empresas con mayor volumen de ingresos.

Estos beneficios incluyen no sólo cuotas anuales, sino también un servicio al cliente diferenciado y condiciones de pago más favorables.

Así, la tarjeta de crédito corporativa está diseñada exclusivamente para satisfacer las necesidades de las grandes empresas que disfrutan de un importante volumen de ingresos, proporcionándoles ventajas específicas en cuanto a tarifas, servicio personalizado y opciones de cuotas más ventajosas.

¿Quién puede solicitar una tarjeta corporativa?

La elegibilidad para solicitar una tarjeta corporativa generalmente varía según las políticas y criterios establecidos por la institución financiera emisora de la tarjeta.

En general, quienes pueden solicitar una tarjeta corporativa son:

• Empresas de distintos tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones.
• Empresarios individuales que desean separar sus finanzas personales y empresariales.
• Entidades sin fines de lucro, como organizaciones sociales, organizaciones benéficas y asociaciones.
• Personas designadas por la empresa para administrar y utilizar la tarjeta corporativa en nombre de la organización.
• Empleados autorizados por la empresa para utilizar la tarjeta para gastos comerciales específicos.
• Profesionales autónomos que quieran utilizar una tarjeta corporativa para controlar y separar sus gastos de negocio.

¿Vale la pena la tarjeta corporativa?

Evaluar la viabilidad de una tarjeta corporativa depende de las necesidades específicas de la empresa.

La principal ventaja reside en un control de gastos más eficiente y una gestión financiera simplificada, especialmente en organizaciones con varios empleados que utilizan la tarjeta. Además, el control financiero centralizado es una característica positiva para evitar la desorganización en las finanzas corporativas.

Otro punto a considerar es la posibilidad de beneficios adicionales, como programas de recompensas, seguros de viaje y condiciones especiales de pago.

En general, la tarjeta corporativa merece la pena por todos los beneficios que ofrece a las empresas, convirtiéndola en una excelente herramienta de gestión empresarial.

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