Gastos administrativos: ¿Qué son exactamente? ¿Cómo se controlan?

Una buena gestión empresarial implica saber exactamente cuáles serán sus principales gastos y cómo influirán directamente en su operativa diaria.

Entre los gastos que debes gestionar están los gastos administrativos, aquellos que son necesarios para que puedas gestionar tu negocio.

¿Pero sabes exactamente qué son los gastos administrativos y cómo funcionan? En este artículo, compartiremos esta información contigo, junto con detalles sobre cómo puedes mejorar los gastos administrativos de tu empresa. Sigue leyendo y descúbrelo.

Gastos administrativos: ¿qué son?

Los gastos administrativos son aquellos de una empresa que no están directamente relacionados con la producción ni con su actividad principal. Incluyen gastos como limpieza, mantenimiento, material de oficina, etc.

En otras palabras, los gastos administrativos son los gastos necesarios para gestionar el negocio, pero que no están directamente relacionados con la producción o venta de productos o servicios.

Es importante controlar los gastos administrativos para garantizar la salud financiera de la empresa. Esto puede lograrse mediante la planificación financiera, que debe incluir una previsión de gastos administrativos para el período.

Controlar los gastos administrativos también puede ayudar a una empresa a reducir costos, lo que puede aumentar la rentabilidad.

Tipos de gastos administrativos y algunos ejemplos

Los gastos administrativos se pueden clasificar en tres tipos principales: gastos generales, gastos de personal y otros gastos.

Los gastos administrativos también pueden clasificarse según su naturaleza, en gastos fijos y gastos variables.

Gastos administrativos generales

Los gastos administrativos generales son comunes a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Incluyen gastos como:

• Alquiler y condominio;
• Agua, luz y teléfono;
• Internet;
• Material de oficina;
• Limpieza;
• Mantenimiento.

Estos gastos son necesarios para el funcionamiento de la empresa, pero no están directamente relacionados con la producción o venta de productos o servicios. Por ejemplo, el alquiler de una oficina es un gasto administrativo general, ya que es necesario para que la empresa tenga un lugar donde operar.

Gastos de personal administrativo

Los gastos de personal administrativo son aquellos relacionados con los empleados de la empresa, tales como salarios, cotizaciones a la seguridad social, capacitación y desarrollo.

Estos gastos son necesarios para mantener a los empleados de la empresa motivados y productivos. Por ejemplo, los salarios son un gasto de personal administrativo, ya que son el pago que reciben los empleados por su trabajo.

Otros gastos administrativos

Otros gastos administrativos son aquellos que no se incluyen en las dos categorías anteriores. Incluyen gastos como impuestos y tasas, seguros, marketing y publicidad, servicios jurídicos, servicios contables y servicios de consultoría.

Estos gastos pueden variar según las necesidades específicas de la empresa. Por ejemplo, los gastos de marketing y publicidad son necesarios para promocionar los productos o servicios de la empresa.

Gastos administrativos fijos

Los gastos administrativos fijos son aquellos que no varían en función del volumen de producción o ventas.

Estos gastos suelen calcularse en función del tamaño de la empresa o del número de empleados. Por ejemplo, el alquiler de oficinas es un gasto administrativo fijo, ya que no varía en función del volumen de ventas de la empresa.

Gastos administrativos variables

Los gastos administrativos variables son aquellos que varían en función del volumen de producción o ventas.

Estos gastos generalmente se calculan en función del volumen de producción o ventas de la empresa.

Por ejemplo, los suministros de oficina son un gasto administrativo variable, ya que el valor de los suministros de oficina consumidos varía según el volumen de ventas de la empresa.

Suministros de limpieza, que es necesario comprar, pero el volumen y el costo variarán cada mes.

Gastos administrativos y operativos: ¿cuál es la diferencia?

Los gastos administrativos y operativos son categorías contables que representan diferentes tipos de gastos en los que incurre una empresa.

Los gastos administrativos, como ya se mencionó, se refieren a los costos relacionados con la gestión y administración general de la empresa. Estos gastos están asociados con el apoyo y la gestión de la empresa en su conjunto, y no están directamente vinculados con la producción o venta de bienes y servicios.

Los gastos de operación se refieren a los costos incurridos en las principales actividades del negocio, es decir, aquellos relacionados con la producción y venta de bienes y servicios.

Son ejemplos de gastos de operación los costos de materias primas, mano de obra directa, gastos de ventas, comercialización, transporte y distribución, depreciación de equipos de producción, entre otros.

Estos gastos están directamente relacionados con el funcionamiento operativo de la empresa, impactando directamente en la producción y venta de productos o servicios.

Así, mientras que los gastos administrativos están más enfocados a los aspectos generales de gestión y administración de la empresa, los gastos operativos están asociados a las principales actividades generadoras de ingresos.

Ambos son cruciales para el funcionamiento eficiente y sostenible de una empresa, y se registran por separado en los estados financieros para un mejor análisis y comprensión de los costos involucrados en los diferentes aspectos del negocio.

¿Y cuál es la diferencia entre gastos fijos y administrativos?

La principal diferencia está en el propósito del gasto: “gastos fijos” es una categorización basada en la estabilidad de los costos, mientras que “gastos administrativos” es una categorización basada en la función de estos costos, los cuales están relacionados con la gestión y administración general de la empresa.

En términos de función, los gastos pueden ser administrativos u operativos. En términos de estabilidad, pueden ser fijos o variables.

Por lo tanto, tendrá gastos administrativos fijos, es decir, los necesarios para el funcionamiento de la empresa, cuyo costo siempre será el mismo. Asimismo, tendrá gastos administrativos variables, cuyos costos variarán mensualmente.

Comprenda la importancia de reducir los gastos administrativos

Reducir los gastos administrativos es una práctica importante para las empresas por varias razones, contribuyendo a la eficiencia operativa, la sostenibilidad financiera y la maximización de las ganancias.

Existen varias razones por las cuales usted podría considerar realizar esta reducción en su empresa:

• Mayor rentabilidad: La reducción de los gastos administrativos contribuye directamente a aumentar la rentabilidad, ya que la reducción de costes implica que un mayor porcentaje de los ingresos se convierte en beneficio neto.
• Competitividad mejorada: Las empresas con menores gastos administrativos pueden ofrecer precios más competitivos en el mercado. Esto puede suponer una ventaja significativa en sectores altamente competitivos, atrayendo a más clientes y aumentando la cuota de mercado.
• Flexibilidad financiera: La reducción de los gastos administrativos crea margen financiero adicional, dando a la empresa mayor flexibilidad para invertir en áreas estratégicas como investigación y desarrollo, expansión del mercado o mejoras de infraestructura.
• Adaptación a los cambios económicos: En tiempos de incertidumbre económica, la capacidad de reducir rápidamente los gastos administrativos puede ayudar a una empresa a adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, evitando impactos más severos en sus finanzas.
• Inversiones en Innovación: Al liberar recursos financieros mediante la reducción de gastos administrativos, la empresa puede dirigir estos recursos hacia iniciativas innovadoras que impulsen el crecimiento y mejoren la competitividad a largo plazo.
• Eficiencia operativa: La revisión y optimización de los procesos administrativos suele ir de la mano con la reducción de costos. Esto puede resultar en una mayor eficiencia operativa, menos redundancias y una mayor productividad de los empleados.
• Sostenibilidad financiera: Mantener los gastos administrativos bajo control contribuye a la sostenibilidad financiera a largo plazo de la empresa. Esto es crucial para afrontar retos imprevistos y garantizar la estabilidad durante periodos económicos menos favorables.
• Centrarse en las actividades principales: La reducción de gastos administrativos permite a la empresa concentrar sus recursos y esfuerzos en actividades centrales, como producción, ventas y servicio al cliente, aumentando la eficiencia en áreas clave del negocio.

¿Cómo reducir los gastos administrativos?

La eficiencia operativa y la gestión financiera son elementos cruciales para el éxito de cualquier empresa.

Reducir los gastos administrativos es un enfoque estratégico que no solo impulsa la rentabilidad sino que también fortalece la resiliencia organizacional.

A continuación, te daremos algunos consejos para reducir tus gastos administrativos:

Evaluación detallada de los costos administrativos

El primer paso para reducir los gastos administrativos es una evaluación exhaustiva de todos los costos asociados con la gestión y administración de la empresa.

Identificar y categorizar cada gasto permite una comprensión completa del gasto, posibilitando tomar decisiones informadas sobre dónde recortar u optimizar.

Por lo tanto, se debe observar y categorizar todos los gastos fijos y variables, analizando cuánto invierte la empresa mensualmente en gastos administrativos.

Automatización de Procesos Administrativos

La automatización de tareas rutinarias y procesos administrativos puede generar importantes ganancias de eficiencia y reducciones de costos.

Los sistemas automatizados no solo reducen la carga de trabajo manual, sino que también minimizan los errores, liberando recursos para actividades más estratégicas.

Esta es una excelente estrategia para reducir los gastos administrativos a largo plazo, ya que implementar un sistema suele tener un costo inicial. Sin embargo, con el tiempo, este costo generará ahorros significativos y una mayor precisión en los gastos.

Revisión de contratos y negociación de tarifas

Revisar periódicamente los contratos con los proveedores y negociar las tarifas puede generar ahorros sustanciales.

Las empresas suelen renovar automáticamente los contratos sin considerar alternativas más rentables. La negociación proactiva puede resultar en condiciones más favorables y una reducción de costos.

Por eso, es importante hablar con terceros para poder negociar contratos y, por tanto, reducir costes.

Capacitación en gestión financiera para empleados

Invertir en programas de capacitación en gestión financiera para el personal administrativo puede tener un impacto significativo en la conciencia de los costos.

Cuando los empleados comprenden la importancia de controlar los gastos y contribuyen proactivamente a la eficiencia, la cultura organizacional se alinea con los objetivos de reducción de costos.

Por lo tanto, invertir en una buena formación y en profesionales cualificados supondrá, con el tiempo, una reducción de los gastos administrativos.

Uso eficiente de las tecnologías de la información (TI)

La implementación eficiente de soluciones de TI puede simplificar procesos, mejorar la colaboración y reducir los costos administrativos.

Herramientas como el software de gestión financiera, los sistemas de comunicaciones unificadas y el almacenamiento en la nube pueden transformar la forma en que se realizan las operaciones administrativas.

Esto le ahorra tiempo y eficiencia, minimiza errores y reduce diversos costos que de otro modo tendría que afrontar la empresa.

Centralización de las Operaciones Administrativas

Centralizar las operaciones administrativas, siempre que sea posible, puede reducir los costos asociados con la multiplicidad de ubicaciones. Al consolidar las funciones administrativas, las empresas pueden eliminar redundancias, optimizar recursos y mejorar la coordinación entre equipos.

Por lo tanto, al realizar un análisis exhaustivo de los gastos administrativos, se debe considerar qué operaciones serán más eficientes si se centralizan.

Políticas de Ahorro Energético y Sostenibilidad

La implementación de políticas de ahorro energético no sólo contribuye a la sostenibilidad sino que también reduce los costos operativos.

Iniciativas como el uso de iluminación eficiente, equipos energéticamente eficientes y prácticas de conservación pueden generar ahorros significativos a largo plazo.

Para esta práctica es fundamental concienciar a todos los trabajadores de la empresa para que participen de esta acción.

Monitoreo y ajustes continuos

Reducir los gastos administrativos no es una acción puntual, sino un proceso continuo. Establecer un sistema de monitoreo constante permite identificar rápidamente las áreas que requieren ajustes.

La flexibilidad para adaptar las estrategias según sea necesario es esencial para el éxito a largo plazo.

Reducir los gastos administrativos no es solo una medida de ahorro, sino una estrategia fundamental para el crecimiento sostenible. Adoptar prácticas eficientes, invertir en tecnología y fomentar una cultura organizacional orientada a la eficiencia son pasos cruciales para lograr este objetivo y garantizar el éxito a largo plazo de la empresa.

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