Despesas administrativas: O que são exatamente? Como controlar?

Veja quais são essas despesas e a importância para sua empresa.

A boa gestão de uma empresa passa pelo cuidado de saber exatamente quais as principais despesas que você deverá ter e como que elas influenciarão diretamente no funcionamento diário.

Entre as despesas que você tem que gerir, estão as despesas administrativas, aquelas que são necessárias para que você possa fazer a administração de seu negócio.

Mas você sabe exatamente o que são despesas administrativas e como que elas funcionam? Nesta matéria, traremos essa informação para você, com detalhes sobre como você pode melhorar as despesas administrativas de sua empresa. Acompanhe e confira.

Despesas administrativas: o que são?

As despesas administrativas são os gastos de uma empresa que não têm ligação direta com a produção ou com o core-business. Elas abrangem gastos como os com limpeza, manutenção, materiais de escritório etc.

Em outras palavras, as despesas administrativas são os gastos necessários para administrar o negócio, mas que não estão diretamente relacionados à produção ou à venda de produtos ou serviços.

É importante controlar as despesas administrativas para garantir a saúde financeira da empresa. Isso pode ser feito por meio de um planejamento financeiro, que deve incluir uma previsão das despesas administrativas para o período.

O controle das despesas administrativas também pode ajudar a empresa a reduzir custos, o que pode aumentar a lucratividade.

Tipos de despesas administrativas e alguns exemplos

As despesas administrativas podem ser classificadas em três tipos principais: despesas gerais, despesas de pessoal e outras despesas.

As despesas administrativas podem também ser classificadas também de acordo com sua natureza, como despesas fixas e despesas variáveis.

Despesas administrativas gerais

As despesas administrativas gerais são aquelas que são comuns a todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou setor. Incluem despesas como:

• Aluguel e condomínio;
• Água, luz e telefone;
• Internet;
• Materiais de escritório;
• Limpeza;
• Manutenção.

Essas despesas são necessárias para manter a empresa funcionando, mas não estão diretamente relacionadas à produção ou à venda de produtos ou serviços. Por exemplo, o aluguel de um escritório é uma despesa administrativa geral, pois é necessário para que a empresa tenha um local para funcionar.

Despesas administrativas de pessoal

As despesas administrativas de pessoal são aquelas que são relacionadas aos funcionários da empresa, como salários, encargos sociais, treinamento e desenvolvimento.

Essas despesas são necessárias para manter os funcionários da empresa motivados e produtivos. Por exemplo, os salários são uma despesa administrativa de pessoal, pois são o pagamento que os funcionários recebem por seu trabalho.

Outras despesas administrativas

As outras despesas administrativas são aquelas que não se enquadram nas duas categorias anteriores. Incluem despesas como impostos e taxas, seguros, marketing e publicidade, serviços jurídicos, serviços contábeis, serviços de consultoria.

Essas despesas podem variar de acordo com as necessidades específicas da empresa. Por exemplo, as despesas de marketing e publicidade são necessárias para promover os produtos ou serviços da empresa.

Despesas administrativas fixas

As despesas administrativas fixas são aquelas que não variam de acordo com o volume de produção ou vendas.

Essas despesas são geralmente calculadas com base no tamanho da empresa ou no número de funcionários. Por exemplo, o aluguel de um escritório é uma despesa administrativa fixa, pois o valor do aluguel não muda de acordo com o volume de vendas da empresa.

Despesas administrativas variáveis

As despesas administrativas variáveis são aquelas que variam de acordo com o volume de produção ou vendas.

Essas despesas são geralmente calculadas com base no volume de produção ou vendas da empresa.

Por exemplo, os materiais de escritório são uma despesa administrativa variável, pois o valor dos materiais de escritório consumidos varia de acordo com o volume de vendas da empresa.

O material de limpeza, que é necessário comprar, mas o volume e valor vão ser diferentes em cada mês.

Despesas administrativas e operacionais: qual a diferença?

As despesas administrativas e operacionais são categorias contábeis que representam diferentes tipos de gastos incorridos por uma empresa.

As despesas administrativas, como já mostramos, refere-se aos custos relacionados à gestão e administração geral da empresa. Estas despesas estão associadas ao suporte e à gestão da empresa como um todo, não diretamente ligadas à produção ou venda de bens e serviços.

Já as despesas operacionais referem-se aos custos incorridos nas atividades principais do negócio, ou seja, aquelas relacionadas à produção e venda de bens e serviços.

Custos de matéria-prima, mão de obra direta, despesas de vendas, marketing, transporte e distribuição, depreciação de equipamentos de produção, entre outros são exemplos de despesas operacionais.

Essas despesas estão relacionadas diretamente ao funcionamento operacional da empresa, impactando diretamente na produção e venda dos produtos ou serviços.

Dessa forma, enquanto as despesas administrativas estão mais voltadas para os aspectos de gestão e administração geral da empresa, as despesas operacionais estão associadas às atividades principais que geram receita.

Ambas são cruciais para o funcionamento eficiente e sustentável de uma empresa, e são registradas separadamente nas demonstrações financeiras para uma melhor análise e compreensão dos custos envolvidos nos diferentes aspectos do negócio.

E qual a diferença entre as despesas fixas e as administrativas?

A principal diferença está na finalidade da despesa: “despesas fixas” é uma categorização baseada na estabilidade dos custos, enquanto “despesas administrativas” é uma categorização baseada na função desses custos, que estão relacionados à gestão e administração geral da empresa.

Em relação a função, as despesas podem ser administrativas ou operacionais. Já em relação a estabilidade, elas podem ser fixas ou variáveis.

Assim, você vai ter despesas administrativas fixas, ou seja, despesas que são necessárias para z gestão da empresa e que sempre terão o mesmo custo. Da mesma forma que você vai ter despesas administrativas variáveis, que vão ter custos diferentes por mês.

Entenda a importância de reduzir as despesas administrativas

Reduzir as despesas administrativas é uma prática importante para as empresas por várias razões, contribuindo para a eficiência operacional, a sustentabilidade financeira e a maximização dos lucros.

Existem diversos motivos para que você faça essa redução em sua empresa:

• Aumento da Rentabilidade: A redução das despesas administrativas contribui diretamente para o aumento da rentabilidade, pois os custos diminuídos significam que uma maior porcentagem da receita se converte em lucro líquido.
• Melhoria da Competitividade: Empresas com despesas administrativas mais baixas podem oferecer preços mais competitivos no mercado. Isso pode ser uma vantagem significativa em setores altamente competitivos, atraindo mais clientes e aumentando a participação de mercado.
• Flexibilidade Financeira: Reduzir as despesas administrativas cria uma margem financeira adicional, proporcionando à empresa maior flexibilidade para investir em áreas estratégicas, como pesquisa e desenvolvimento, expansão de mercado ou melhorias na infraestrutura.
• Adaptação a Mudanças Econômicas: Em tempos de incerteza econômica, a capacidade de reduzir despesas administrativas rapidamente pode ajudar a empresa a se adaptar às mudanças nas condições de mercado, evitando impactos mais severos nas finanças.
• Investimentos em Inovação: Ao liberar recursos financeiros por meio da redução de despesas administrativas, a empresa pode direcionar esses recursos para iniciativas inovadoras que impulsionem o crescimento e melhorem a competitividade a longo prazo.
• Eficiência Operacional: A revisão e otimização dos processos administrativos muitas vezes acompanham a redução de despesas. Isso pode resultar em maior eficiência operacional, redução de redundâncias e melhoria na produtividade dos funcionários.
• Sustentabilidade Financeira: Manter despesas administrativas sob controle contribui para a sustentabilidade financeira a longo prazo da empresa. Isso é crucial para enfrentar desafios imprevistos e garantir a estabilidade em períodos econômicos menos favoráveis.
• Foco em Atividades Principais: Reduzir as despesas administrativas permite que a empresa concentre seus recursos e esforços nas atividades principais, como produção, vendas e atendimento ao cliente, aumentando a eficácia nas áreas-chave do negócio.

Como reduzir as despesas administrativas?

A eficiência operacional e a gestão financeira são elementos cruciais para o sucesso de qualquer empresa.

Reduzir as despesas administrativas é uma abordagem estratégica que não apenas impulsiona a rentabilidade, mas também fortalece a resiliência organizacional.

Por isso, vamos trazer para você, agora, algumas dicas para reduzir suas despesas administrativas:

Avaliação Detalhada dos Custos Administrativos

O primeiro passo para a redução de despesas administrativas é uma avaliação minuciosa de todos os custos associados à gestão e administração da empresa.

Identificar e categorizar cada despesa permite uma compreensão total dos gastos, possibilitando decisões informadas sobre onde cortar ou otimizar.

Assim, você deve observar e categorizar todas as despesas fixas e variáveis, analisando quanto a empresa investe por mês em despesas administrativas.

Automação de Processos Administrativos

A automação de tarefas rotineiras e processos administrativos pode resultar em ganhos significativos de eficiência e redução de custos.

Sistemas automatizados não apenas reduzem a carga de trabalho manual, mas também minimizam erros, liberando recursos para atividades mais estratégicas.

Essa é uma ótima estratégia para a redução de despesas administrativas a longo prazo, já que, muitas vezes, implantar um sistema vai gerar um custo inicial. Porém, com o tempo, este custo vai trazer uma enorme redução nas despesas e uma melhor precisão nos gastos.

Revisão de Contratos e Negociação de Tarifas

A revisão regular de contratos com fornecedores e a negociação de tarifas podem levar a economias substanciais.

Empresas muitas vezes renovam contratos automaticamente sem considerar alternativas mais econômicas. A negociação proativa pode resultar em condições mais favoráveis e custos reduzidos.

Assim, é importante conversar com terceiros para que você consiga negociar contratos e, com isso, ter uma redução de custos.

Treinamento em Gestão Financeira para Colaboradores

Investir em programas de treinamento em gestão financeira para funcionários administrativos pode ter um impacto significativo na conscientização sobre custos.

Quando os colaboradores entendem a importância de controlar as despesas e contribuem proativamente para a eficiência, a cultura organizacional se alinha aos objetivos de redução de custos.

Assim, o investimento em um bom treinamento e em profissionais capacitados vai gerar, com o tempo, uma redução nas despesas administrativas.

Utilização Eficiente da Tecnologia da Informação (TI)

A implementação eficiente de soluções de TI pode simplificar processos, melhorar a colaboração e reduzir custos administrativos.

Ferramentas como software de gestão financeira, sistemas de comunicação unificada e armazenamento em nuvem podem transformar a maneira como as operações administrativas são conduzidas.

Com isso, você ganha em tempo, eficiência, minimiza erros e reduz diversos custos que teria na empresa.

Centralização de Operações Administrativas

A centralização de operações administrativas, quando possível, pode reduzir custos associados a várias localidades. Ao consolidar funções administrativas, as empresas podem eliminar redundâncias, otimizar recursos e melhorar a coordenação entre equipes.

Por isso, ao fazer uma análise completa das despesas administrativas, você deve ver quais são as operações que serão mais eficientes se centralizadas.

Políticas de Economia de Energia e Sustentabilidade

Implementar políticas de economia de energia não apenas contribui para a sustentabilidade, mas também reduz os custos operacionais.

Iniciativas como a utilização de iluminação eficiente, equipamentos energicamente eficientes e práticas de conservação podem resultar em economias significativas a longo prazo.

Para esta prática, é fundamental conscientizar todos os funcionários da empresa para que, assim, participem dessa ação.

Monitoramento Contínuo e Ajustes

A redução de despesas administrativas não é uma ação pontual, mas um processo contínuo. Estabelecer um sistema de monitoramento constante permite a identificação rápida de áreas que necessitam de ajustes.

A flexibilidade para adaptar as estratégias conforme necessário é essencial para o sucesso a longo prazo.

A redução de despesas administrativas não é apenas uma medida de contenção de custos, mas uma estratégia fundamental para o crescimento sustentável. Adotar práticas eficientes, investir em tecnologia e promover uma cultura organizacional voltada para a eficiência são passos cruciais para atingir esse objetivo e garantir o sucesso a longo prazo da empresa.

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